今色々な会社のシステムを見ているのですが、業務改善を行なっている企業は大抵同じ悩みを抱えています。その一つが事務処理や受発注管理、精算処理といった入力の部分ではないでしょうか。

基幹システム(パッケージ、クラウドサービス)の他に、基幹システムでは機能不足だったり、表示が足りなかったりと何らかの理由でエクセルやスプレッドシートをローカル環境で使い、それを基幹システムに改めて入力している企業の何と多いことでしょうか。

理由は様々ですが、その一つに日本のスタッフの方の真面目さと優秀さが挙げられると思います。色々な業務を属人化してしまうとはいえ最適化し、真面目に何とかこなせてしまいます。こうなると業務が周っていると錯覚してしまい、下手にシステム化するよりお金がかからないという妙な現象、経営者からすると助かる?状態になります。

もちろんこれは問題の解決にはまるでなっていません。特に仕事が増えてもスタッフの給与が全く上がらず頑張りに頼っている企業は危うい限りです。

では一体何から始めれば良いのでしょう。

業務の棚卸し、業務フローの見直しは常にやっておくべきですが、一番効率的なのは基幹システムとローカル環境のデータのつなぎ込み部分に投資(お金と工数)をかけることです。システムを1から開発するでなく、開発環境もしやすく、なりより多くの人が共通で困っている部分なので、ネットにたくさん情報が掲載しているので解決がしやすい領域です。

企業ではエクセル利用率が高く、機能も豊富でとても使いやすいのですが、スプレッドシートtの利点としは無料で使えることに加え、共有の容易さが挙げられると思います。これは様々なデータを加工する際とりわけ重要なポイントです。

例えば商品を販売するとして、ユニーク(唯一の)番号を商品に自動でふってみたいとします。認知度と売上を向上させるために様々なECサイトで同じ商品を販売するケースは多いのですが、どこで販売しても商品は同じなので商品番号を統一したいとき、一つ一つ番号をつけていくのが大変な時などに重宝します。

まずgoogleスプレッドシートを開き”スクリプトエディタ”を選択します。


以下のコードを入力します。

function getUuid() {
return Utilities.getUuid();
}


スプレッドシートの画面に戻って次の書式を設定するだけで完成です。

=getUuid()


実際に使っているコードを今後も掲載していき、コピペで使える情報を発信していければと思います。